Fournisseurs, factures fournisseur et import de BL

La fiche fournisseur#

Ouvrez Fournisseurs (page « Gestion des Fournisseurs »). Colonnes : ID, Nom, Téléphone, Adresse, Email, Date Ajout.

1. Cliquez sur ➕ Ajouter Fournisseur.
2. Saisissez 🏭 Nom * (obligatoire), puis si besoin Téléphone, 📍 Adresse, 📧 Email.
3. 💾 Enregistrer.

Modification par ✏️ Modifier ou double-clic, suppression par 🗑️ Supprimer. La recherche porte sur le nom ou le téléphone.

Saisir une facture fournisseur#

1. Ouvrez Factures Fournisseur puis ➕ Nouvelle Facture.
2. Choisissez 🏭 Fournisseur * (il doit exister).
3. 📄 N° Facture est proposé selon la numérotation des Paramètres ; vous pouvez saisir le numéro du fournisseur. Un numéro existant est refusé : « Ce numéro de facture existe déjà. »
4. Renseignez 📅 Date, 📌 Statut (En attente / Payée) et 📝 Remarques.
5. Ajoutez les lignes : scannez dans 🔖 Scan code-barres : puis Entrée (recherche par code-barres, puis par nom partiel), ou ➕ Ajouter Ligne et choisissez le médicament.
6. Pour chaque ligne : Quantité, Prix Unit. (pré-rempli avec le prix d'achat, modifiable), Péremption. Le 💰 Total se met à jour.
7. 💾 Enregistrer la Facture.

À l'enregistrement, un lot est créé par ligne avec sa date de péremption et le stock augmente — voir Lots et FEFO. Un fichier e-Facture JSON est aussi généré ; son chemin s'affiche dans le message de succès.

Rechercher, consulter, exporter, supprimer#

• Filtre par statut : Toutes, En attente, Payée, Annulée ; recherche par N° de facture.
• 📋 Détails (ou double-clic) affiche les lignes.
• 📄 Exporter PDF génère une facture A4 imprimable.
• 🗑️ Supprimer efface la facture et ses lignes.

Le bouton 📷 Scanner Facture (OCR) est optionnel : il ne fonctionne que si Tesseract OCR est installé séparément sur le poste ; sinon il affiche les instructions d'installation. Les lignes lues sur l'image sont approximatives : vérifiez-les avant d'enregistrer.

Importer un BL Excel ou CSV (4 étapes)#

Dans Factures Fournisseur, cliquez sur 📥 Importer BL (Excel/CSV). Fonctionne avec tout fournisseur qui envoie un fichier .xlsx, .xlsm ou .csv (l'ancien format .xls n'est pas accepté : ré-enregistrez-le en .xlsx).

1. ÉTAPE 1 / 4 — Fichier : Parcourir..., choisissez le fichier. Le nombre de colonnes et de lignes détectées s'affiche. Les titres fusionnés en haut d'un Excel sont ignorés ; le séparateur et l'encodage CSV sont détectés.
2. ÉTAPE 2 / 4 — Colonnes : associez chaque champ à une colonne. Obligatoires : Désignation (nom du produit), Quantité reçue, Prix d'achat HT (unitaire). Facultatifs : Prix de vente / PPA, Date de péremption, Catégorie, Code-barres. PharmaPro propose l'association à partir des en-têtes ; corrigez si besoin. Réglez aussi Catégorie par défaut : et Ignorer les N premières lignes :.
3. ÉTAPE 3 / 4 — Facture : Fournisseur * (choisir ou taper un nouveau nom), N° Facture / BL *, Date *, Statut (Payée / En attente / Annulée), Montant total HT (laisser à zéro = calculé depuis les lignes), Remarques.
4. ÉTAPE 4 / 4 — Aperçu et import : vérifiez le tableau (Désignation, Qté, Prix HT, PPA, Péremption, Avertissements), puis Importer et confirmez.

Ce que fait l'import :

• Une sauvegarde complète de la base est créée avant toute modification ; son chemin figure dans le message final.
• Les lignes de totaux (Total, TVA, Net à payer…) et les lignes sans nom sont ignorées ; deux lignes consécutives du même produit au même prix (ex. unités gratuites) sont fusionnées.
• Produit existant (même nom exact, sans tenir compte des majuscules) : la quantité s'ajoute, le prix d'achat est remplacé ; le prix de vente et la péremption ne sont remplacés que si leur colonne est renseignée.
• Produit inconnu : créé dans Médicaments ; sans date lisible, la péremption 2099-12-31 est enregistrée — à corriger ensuite.
• L'association des colonnes est mémorisée pour ce fournisseur et réutilisée au BL suivant.
• Ré-importer le même N° pour le même fournisseur est refusé (« Import refusé ») pour éviter de doubler le stock.

Importer les factures UPROMEDIC#

Si votre grossiste passe par UPROMEDIC et vous a fourni des identifiants officine, vous pouvez récupérer vos BL et factures électroniques directement (connexion Internet requise).

1. Cliquez sur 📥 Import UPROMEDIC. La première fois, la fenêtre Configuration UPROMEDIC s'ouvre ; ensuite, clic droit sur le bouton pour la rouvrir.
2. Choisissez 🏢 Filiale UPROMEDIC, saisissez 👤 Utilisateur officine et 🔑 Mot de passe, puis 🧪 Tester la connexion et 💾 Enregistrer.
3. Dans Importer factures UPROMEDIC, réglez 📅 Depuis le: (dernière synchronisation, ou 30 jours la première fois) puis 🔄 Actualiser.
4. Les factures déjà importées sont grisées et non cochables. Utilisez ☑ Tout cocher / ☐ Tout décocher, puis 📥 Importer la sélection.

Un bilan s'affiche : Importées, Ignorées (doublons), Échouées. Les médicaments inconnus sont créés, et un lot est créé pour chaque ligne portant une date de péremption.