L'essentiel en étapes
- Le matin, ouvrez Caisse et cliquez sur Ouvrir un Shift.
- Saisissez le fond de caisse puis cliquez sur Ouvrir.
- Enregistrez les ventes du jour depuis le Point de Vente.
- Le soir, comptez le tiroir et cliquez sur Clôturer (Z).
- Saisissez les espèces comptées, cliquez sur Clôturer et lisez l'écart.
Principe
- Chaque utilisateur a son propre shift, et un seul shift ouvert à la fois.
- La page n'affiche que le shift de l'utilisateur connecté. Deux vendeurs sur deux comptes ont chacun leur shift et leur clôture.
- Une vente est rattachée au shift au moment où elle est enregistrée, si l'utilisateur a un shift ouvert. Une vente faite sans shift ouvert ne sera rattachée à aucun shift.
Ouvrir un shift
- Ouvrez la page Caisse. Sans shift, le bandeau affiche Aucun shift ouvert.
- Cliquez sur ▶ Ouvrir un Shift.
- Dans Fond de caisse (DA) :, saisissez les espèces réellement présentes dans le tiroir. Remarques : est facultatif.
- Cliquez sur Ouvrir. Le bandeau affiche Shift #N ouvert — fond de caisse … DA, l'heure d'ouverture et votre nom.
Pendant la journée : le rapport X
Cinq cartes résument le shift ouvert :
| Carte | Contenu |
|---|---|
| Nb ventes | Nombre de ventes encaissées du shift (hors retours) |
| CA brut | Total de ces ventes (espèces + tiers) |
| Espèces attendues | Fond de caisse + montants saisis dans Montant paye + retours (négatifs) |
| Tiers payants | Total des parts Chifa, CASNOS, mutuelle, caisse militaire |
| Retours | Total des remboursements (valeur négative) |
Le tableau Répartition par type de vente donne le nombre et le montant par type. Cliquez sur 🔄 Actualiser X autant que nécessaire : le rapport X est consultatif et ne ferme rien.
Clôturer : le rapport Z
- Comptez physiquement les espèces du tiroir.
- Cliquez sur ⏹ Clôturer (Z). La fenêtre Clôturer le Shift (Z-report) rappelle le fond, les ventes, la part espèces, les retours et le Total espèces attendu.
- Dans Espèces comptées (DA) :, saisissez le montant compté. Le champ est prérempli avec le montant attendu : remplacez-le par votre comptage réel, sinon l'écart sera toujours nul.
- Ajoutez une explication dans Remarques : si besoin, puis cliquez sur Clôturer.
- La fenêtre Shift clôturé affiche Attendu, Compté et Écart (compté − attendu) : négatif = manquant, positif = excédent.
Ce qui entre dans le shift
| Opération | Dans le shift ? |
|---|---|
| Vente encaissée au Point de Vente (tous types) | Oui |
| Remboursement depuis la page Retours par le même utilisateur | Oui, en négatif |
| Vente en instance une fois réglée | Oui, dans le shift où elle a été créée s'il est encore ouvert |
| Ventes de la Vente Rapide | Non |
| Vente à crédit (acompte versé) | Non |
| Paiements de dettes (page Crédits / Dettes) | Non |
Attention au champ Montant paye
Espèces attendues additionne le champ Montant paye (DA) de chaque vente. Donc :
- En vente espèces, gardez la valeur proposée (le total). Si vous y tapez la somme remise par le client (par exemple 1 000 DA pour une vente de 700 DA), 1 000 DA sont comptés et un faux écart égal à la monnaie rendue apparaîtra à la clôture.
- En vente Chifa ou autre tiers payant, mettez dans Montant paye la seule part du patient, et la part du tiers dans son champ.
Erreurs fréquentes
- Vendre avant d'ouvrir le shift : ces ventes ne rejoignent aucun shift. Ouvrez-le chaque matin en premier.
- Valider la clôture sans compter : l'écart nul affiché ne veut alors rien dire.
- Vendre sur le compte d'un collègue : la vente va dans le shift du compte connecté.
- Message Shift #N déjà ouvert pour cet utilisateur. : un shift est déjà ouvert ; clôturez-le d'abord avec ⏹ Clôturer (Z).
Questions fréquentes
Quelle différence entre rapport X et rapport Z ?
Le rapport X (Actualiser X) affiche l'état du shift sans le fermer, autant de fois que voulu. Le rapport Z (Clôturer) demande les espèces comptées, calcule l'écart et verrouille définitivement le shift.
Pourquoi ai-je un écart alors que mon tiroir est juste ?
Le plus souvent parce que la somme remise par le client a été saisie dans Montant paye au lieu du total, ou parce que la Vente Rapide et les paiements de dettes ne sont pas comptés dans les espèces attendues.
Les ventes de la Vente Rapide sont-elles dans la clôture ?
Non. Elles ne sont pas rattachées au shift et n'apparaissent pas dans les rapports X et Z.
Deux vendeurs peuvent-ils travailler en même temps ?
Oui, chaque utilisateur a son propre shift qu'il ouvre et clôture depuis son compte.
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